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今、何をするか？
未来が「今」の連続である以上、その選択が、人生にも仕事にも大きな大きな影響を及ぼします。僕はアホでしたので、30代半ばまで「マイナスの影響を及ぼす選択」を数多くしてきてしまいました。そのため10年以上、借金生活でしたし、恩を返したかった人たちに十分に返せないまま、別れざるを得なかったのです。
ここでは、人生と仕事に長期的影響を及ぼす「マイナス資産」をいかにして削減するか、その時間管理法をテンプレート付きでご紹介します。
目次
人生と仕事に長期的影響を及ぼす「マイナス資産」とは？
人生と仕事に長期的に影響を及ぼす資産は、下記の４つに分類できると思います。
- お金……生活を成り立たせる資産
- 健康……長期的に元気に生きられる資産
- ナレッジ＆スキル……稼ぐ能力資産
- 人間関係……人生を豊かにする資産
僕は最近、この４つの資産をいかに最大化していくかが、死ぬまで幸せに生ききるポイントだと考えるようになりました。逆に言えば、マイナスに働く選択をいかにしないよう時間管理するか、ということです。
では、「マイナスに働く選択」とはどういう選択をいうのでしょう？
そのひとつは、人間の「本能」にあると思います。
マイナスに働く選択＝本能に従うこと
僕たちは、楽しいことが好きです。気持ち良いことが、大好きです。それらは、人の脳内報酬系を刺激することであるので、何かしらのセーブがかからなければ、どこまでも追い求めてしまう動物です。食欲も、睡眠も、性欲も、快楽も、そうした欲求は、生命を持続させ、種を繋いでいくために欠かせません。
しかし、人の脳も身体も、1万年以上前の人類とほとんど変わらないそうです。食べるものがなくてサバンナを駆け回っていた時代と今とでは、ずいぶん環境が異なります。サバンナ時代と違い、何もかもが、常に不足している状態ではない。
食べ過ぎれば太るだけでなく生活習慣病のリスクを抱えますし、一歩も外に出ず仕事をしていれば運動不足になります。同様に、スマホひとつでどこにいても、好きな映画を見れるし、選び放題ですが、すべてのエンターテイメントを享受する時間はでありません。自分の好きな人とだけSNSで交流はできますが、それだけでは、広い見識を得ることは難しいでしょう。
こうしたことは言われ尽くしているので、多くは語りませんが、本能は、僕たちの暮らしを豊かにし、発展させてきた原動力である反面、明らかに「マイナスに働く性質」があるのは確かでしょう。
人生を長期的に成功させ、幸せに生きるときも同じだと思います。夢や目標の達成のために時間を使う人と、「今日くらいはいいか」とYoutubeを見続けてしまう人。どちらが長期的に成功できるかと言えば、明らかですよね。
理屈でいえば「お金」「健康」「ナレッジ＆スキル」「人間関係」これら４つの資産に対して、本能の誘惑に負けて「マイナスの影響を及ぼす選択」をすればするほど、長期的な豊かさは遠のいてしまうといえます。
とはいえ、本能のままに過ごす時間がないのもつまらなすぎます(笑)もともと僕は、好きなように行き当たりばったり生きてきましたから、そうした時間がたまらなく好きです。
でも、それがゆえに痛い思いもたくさんしました。そこで僕は、自分をコントロールする「マイナス資産削減」時間管理法を実践することにしたのです。
「マイナス資産削減」時間管理法
僕はすべての行動を４つに分類して可視化しています。具体的には、＜生活＞＜業務＞＜未来への投資＞＜無駄＞。それぞれを、下記のように定義しています。
生活：睡眠、食事、トイレ、掃除、休憩、家族との時間、移動時間など
業務：仕事
未来への投資：目標達成のための活動
無駄：ネットサーフィン、SNSをダラダラみる、映画やドラマなど、目標達成に貢献しないこと
これを、「緊急度」と「重要度」を基準に４象限で図にすると、こんな感じになります。
マイナス資産を削減するということは、＜生活＞＜業務＞＜無駄＞の時間をできる限り＜未来への投資＞の時間に移行すること。図にするとこんなイメージになります。
４つの時間に分類して行動を可視化するエクセル管理方法
４つに分類した時間をどうやって管理しているかというと、僕はエクセルで色分けして管理しています。15～30分単位で、行動を記録するのです。
恥ずかしすぎるので、詳細は伏せていますが、画像のような感じです。
生活に必要な時間を「薄い青」、無駄な時間を「赤」、業務を「薄い緑」、未来への投資の時間を「黄色」とします。
画像は、ぼかしを入れているので見づらいと思いますが、色の濃い部分が無駄な時間です。これは実際に、自分の行動をデータ化し始めた当初のもので、無意識のうちにいかに「無駄な時間」を過ごしていたかに気づけました。このころの自己評価では比較的ストイックな方だと思っていたのです。試してみていただければわかりますが、多くの方は僕とそう変わらないんじゃないかな……、と思っています（すみません）。
ここで検討していただきたいのは、下記３点です。
- 「無駄な時間」を工夫・改善して「未来への投資の時間」に変換できないか
- 「生活に必要な時間」を工夫・改善して「未来への投資の時間」に変換、または仕事のパフォーマンスを向上できないか
- 「業務時間」を工夫・改善して業務効率を高め「未来への投資の時間」に振り分けできないか
毎日、行動を可視化して、この点を見直していくのです。恥を忍んで公開すると、僕はこれまでにこんな工夫をしてきました。
１．「無駄な時間」を工夫・改善して「未来への投資の時間」に変換した具体例
・すき間時間にYoutubeを見ていた時間を、読書時間にする。
・運動がてらステッパーを踏みながら、読書する。
・何の本を読もうか迷うので、課題図書を３つ決めておき、休憩する場所の手の届くところに置いておく。
・夜中にSNSを何気なく見てしまうので、夜10時以降は「省エネモード」にして暗闇じゃないとスマホ画面が見えないくらいの明るさに調整する。
・家族と一緒に何気なくテレビを見てしまうので、テレビを見る時間を決める。
・ワインを飲み始めると止まらなくなり無駄な時間を過ごしやすいので、飲まない日を作る。
・野球中継を見始めると気になって仕方ないので、見ながらでもできる単純作業の仕事をする。
・急ぎの仕事があって、野球中継をどうしても見たいときは、ラジオにして音を小さめにバックミュージックとして流す。
２．「生活に必要な時間」を工夫・改善して「未来への投資の時間」に変換、または仕事のパフォーマンスを向上させた具体例
・歯を磨きながら、スクワットをする。
・トイレに行くときは、コードレスイヤホンをつけて、オーディオ学習をする。
・子どもをあやすときや買い物に出かけるときは、コードレスイヤホンをつけて、オーディオ学習をする。
・眠る前の１５分は、コードレスイヤホンをつけて、オーディオ学習をする。
・家族の買い物に付き合う時は、店のレイアウトや配置から、そのお店の狙いを探り、良い事例があれば、マーケティング事例としてストックする。
・車に乗っていて、目につく看板は「なぜ、目についたのか？」考え、配色やフォント、キャッチなど気になったものはメモする。
・休憩時間に見るドラマはできるだけ歴史ものを選び、歴史から勝ち方や失敗事例、哲学を学ぶ。
・睡眠時間を5時間、6時間、7時間、8時間、9時間にしたときの翌日のパフォーマンスを検証し、ベストな睡眠時間を知る。
・どんなものを食べると、パフォーマンスが落ちるか、あるいは、一日何食がもっともパフォーマンスがあがるか検証し、食事の質や量を調整する。
・アルコールをどのくらい飲むと、次の日に差し支えるか検証し、翌日が仕事の場合は許容量を超えないように調整する。
３．「業務時間」を工夫・改善して業務効率を高め「未来への投資の時間」に変換した具体例
・キーボードが手のサイズからすると少しでかくて、使わないキーがあるので、小さめのキーボードで必要最小限のものに買い替える。
・キーボードを打つスピードが遅いので、自然とスピードが向上するやり方を調べ、早く打てるようにする。
・クライアントとのやり取りで定型化できる文書については、コピペで使用できるようにストックしていく。
・WEB制作でじっくり時間をかけて、様々なシーンで使える汎用性の優れたテンプレートを作成し、作業効率を高める。
・クラウドサービスを活用して、クライアントとのコミュニケーションを円滑にする。
・毎日、行っていた作業を、3日にまとめて1度にすることで、作業効率を上げる。
・自分でなくてもできる仕事で、外注に回せることがあれば、外注に依頼する。
・エクセルを使った打ち込み作業に、マクロを組み込み、入力作業を大幅削減する。
・将来関わりたい分野のクライアントに、最大限のサービスをして、他では知れない情報や経験をする。
・業務に関わりのないメールはチェックしなくて良いように、受信メールにフィルタをかけ、自動で選別する。
・参考になる事例を日ごろからストックして、アイデアが行き詰まった時に参考にする。
エクセル時間管理テンプレートはこちら
手前みそではございますが、上記のエクセル管理法のエクセルテンプレートは下記からダウンロードいただけます。もしお役に立てそうでしたら、ぜひご活用ください。
「マイナス資産削減」時間管理法テンプレートの使い方
実際に運用している、時間管理テンプレートについて、解説しますね。テンプレートをダウンロードして開くと、下記のような画面になると思います。
日々、入力していくのは10行目から57行目。B列に「サンプル」を作っていますので、参考にしてください。
基本的には、30分刻みで何をしたか、記録していくだけです。そして、その行動が、4つに分類した時間の使い方のうち、どこに該当するか、背景色を色分けしてください。（下記参照）
すると、自動的に入力した日付の上の1～4行目に、４分類した時間が自動で集計（※1＝30分単位）されます。
なお、今では僕も15分単位で管理していますが「そこまでやってられないよ！」という方が大半だと思いますので、テンプレートでは、30分バージョンにしています。
投資比率と時間割引率について
5行目の「投資比率」と6行目の「時間割引率」についてご説明します。
投資比率は、1日のうちで「未来への時間」に何％使ったかを計る指標で、僕は１日の目標を20%としています。
時間割引率は、１日のうち「無駄な時間」をどれだけ過ごしてしまったかを計る指標です。これがまさに、マイナス資産。目標達成するためには、この割合が少なければ少ないほど良いと考えています。繰り返しになりますが、マイナス資産は本能に紐づいているので、こうやって管理しないと、無意識のうちに増えてしまうんですね。意識的にコントロールしないと、どんどん未来の有益な時間から割り引かれてしまいます。
いかに、この無駄な時間を未来への投資にあてられるか？がこの時間管理の肝。
とはいえ、ある程度の”遊び”は必要なので、「平日は5%以下・休日は20%以下」を目安にしています。
体重、体脂肪管理について
上記だけで、時間管理はできますが、僕の場合は、健康資産も同時に可視化したいな、と思ったので、指標として毎朝飽きたら、体重を計ることにしています。毎日、記録していると分かりますが、だんだんと自分にとっての適正体重が見えてきます。行動を記録しているので、パフォーマンスが良いときと、悪いときが目に見えてわかるんですね。
また、ダイエットをしたいな、と考えている方は、行動記録に何を食べたかも記録していくと良いでしょう。レコーディングダイエットという手法もあるように、何を食べたかと体重を計測するだけで、食べ過ぎを防げますし、何を食べると調子が良くて、何を食べるとパフォーマンスが激下がりするのか、わかりますよ。
僕の場合、夜中12時以降までワインを飲むと、翌日の午前中のパフォーマンスが著しく落ちることに気づきました。当たり前と言えばそうなのですが、行動を可視化していると、１時間で出来るはずの仕事に1時間30分かかったりすることが数字でわかります。さらに昼になると眠気が襲ってくるので、午後の仕事にも響きます。それからはさすがに、仕事する前日に深酔いすることはなくなりました。
まとめ
いかがでしたでしょうか。具体的に、僕がこれまで改善してきたことを列挙しました。もし、参考になる事例があればぜひ活用してください。
生活時間を改善して、パフォーマンスを上げるだけでも、仕事の出力がまったく変わりますし、作業効率を高めるということは、それだけ違う仕事が出来たり、クライアントへのサービスに転換できるので、売り上げに直結します。もちろん、無駄な時間を「未来への投資」にできれば、人生も仕事も成長する速度が速くなるはず。
自分の行動をデータ化して可視化することはそれだけ破壊力のあるノウハウだと思います。
ぜひご活用ください。